Begripsomschrijving 

Artikel 1 
In dit reglement wordt verstaan onder 
incident: 
de gebeurtenis in de patientzorg met een (potentieel) schadelijk gevolg voor de patient (uitgezonderd complicaties); 
m.i.p.-commissie: 
de commissie Meldingen Incidenten Patientenzorg, die de onder het meldingscriterium vallende gebeurtenissen behandelt conform dit reglement; 
fout: 
een verwijtbare handeling en/of nalatigheid van een individu bij onderzoek, behandeling of verzorging van een patiënt, waardoor deze schade wordt toegebracht, danwel diens dood ten gevolge heeft; 
bijna fout: 
de gebeurtenis, welke volgens de algemene ervaringsregels tot een fout zou hebben moeten leiden, doch zulks niet deed tengevolge van een niet tevoren gepland ingrijpen of van een toevallige gebeurtenis; 
ongeval: 
elk feit bij onderzoek, behandeling of verzorging van een patiënt, waardoor deze schade wordt toegebracht of waardoor diens dood wordt veroorzaakt, zonder dat sprake is van schuld en voorzover dit feit niet valt onder een tevoren berekend en bewust genomen risico; 
bijna ongeval: 
de gebeurtenis, welke volgens de algemene ervaringsregels tot een ongeval zou hebben moeten leiden, doch zulks niet deed tengevolge van een niet tevoren gepland ingrijpen of van een toevallige gebeurtenis; 
calculated risk: 
een bewust genomen risico. 

Doelstelling 
Artikel 2 
De doelstelling van de commissie 'Meldingen Incidenten Patientenzorg' (hier te noemen m.i.p.-commissie) is: 
het toetsen van de zorgkwaliteit in de organisatie aan de hand van het analyseren van (bijna)-incidenten en (bijna)-fouten in de (individuele) patiëntenzorg; 
Het doen van aanbevelingen tot preventie aan de daarvoor verantwoordelijken. 

Toelichting: Het is steeds een individuele gebeurtenis met betrekking tot een individuele patiënt, die aanleiding kan zijn tot het inschakelen van een m.i.p.-commissie. In dat opzicht onderscheidt het werkterrein van de m.i.p.-commissie zich van dat van commissies, die zich richten op de algemene bevordering en bewaking van de patiëntenzorg (zoals bijvoorbeeld intercollegiale toetsingscommissies of hospital audit commissies). 
Met de aanduiding m.i.p.-commissie wordt een landelijk advies van de N.V.Z. gevolgd. Op het instituut werd de commissie eerder aangeduid als 'meldingscommissie' of 'fona-commissie'. 

Taak 
Artikel 3 
De activiteiten van de m.i.p.-commissie hebben een tweetal aandachtsvelden: het onderzoek naar de toedracht van een individuele gebeurtenis en het onderzoeken op welke wijze dergelijke gebeurtenissen kunnen worden voorkomen. De m.i.p.-commissie doet slechts een uitspraak over de vermijdbaarheid van de gebeurtenis. De schuldvraag dient hierbij niet aan de orde te komen. De taak van de m.i.p.-commissie is derhalve gericht op het doen van onderzoek en het verzamelen van materiaal ten behoeve van: 
a) adviezen inzake preventieve maatregelen. 

Toelichting: Het kunnen zowel de bevindingen bij een individueel geval, als de bevindingen bij een aantal gevallen zijn, welke aanleiding geven tot aanbevelingen met betrekking tot de preventie. 
b) het verstrekken van informatie aan medewerker(s). 

Toelichting: In het verleden had de commissie ook als taak 'het informeren van de bij de gebeurtenissen direkt betrokken medewerkers'. In dit reglement is in dit verband echter slechts sprake van 'de melder'; de direct betrokkene(n) zijn als zodanig niet bij de commissie bekend. Uiteraard kan (en is het zelfs gewenst) dat de direct betrokkene ook de melder is. 
c) het verstrekken van adviezen aan de directie, opdat de directie kan bepalen of de inschakeling van de Regionaal Inspecteur van de Volksgezondheid en/of de Officier van Justitie dient plaats te vinden. 

Toelichting: Het is uitdrukkelijk niet de bedoeling dat het door de m.i.p.-commissie verzarmelde materiaal aan de Officier van Justitie of de Inspecteur ter hand wordt gesteld. Een mogelijke claim naar een individuele medewerker is niet mogelijk omdat een eventuele 'schuldige' niet bij de commissie bekend is, slechts de melder is bekend. Zie ook artikel 6, artikel 8 en artikel 17. 
Toelichting: Een onderscheid in fouten en ongevallen is niet strijdig met de taakstelling van de commissie, waarin staat dat alleen een uitspraak over de vermijdbaarheid (en niet over schuldvraag) wordt gedaan. Omdat de veroorzaker als zodanig niet bij de commissie bekend is (alleen de melder is bekend) kan geen schuld van (een) bepaalde medewerker(s) worden vastgesteld. 

Artikel 4 
De commissie heeft geen taak m.b.t. aansprakelijkheidsverzekeraars. Het geven van inlichtingen, analyses en conclusies aan verzekeraars valt buiten het bestek van de commissie. 

Meldingscriterium, meldingen 

Artikel 5 
Voor de melding bij de m.i.p.-commissie komt in aanmerking: 
Iedere gebeurtenis - al dan niet veroorzaakt door menselijk handelen of nalaten - bij onderzoek, behandeling of verzorging van de patiënt(en), die tot een schadelijk gevolg voor de patiënt(en) heeft geleid, dan wel naar algemene ervaringsregels tot schadelijk gevolg van de patiënt had zullen leiden, indien dit niet voorkomen was door een toevallige gebeurtenis of door een tevoren niet gepland ingrijpen. 

Toelichting: Als één van de criteria wordt "schadelijk gevolg" gehanteerd. Daarbij wordt zowel op blijvende schade als op tijdelijke schade gedoeld. Voorts valt onder "schadelijk gevolg" zowel fysieke als psychische schade. Het hanteren van een criterium als "psychische schade" zal in de praktijk wellicht moeilijkheden kunnen opleveren, aangezien psychische schade niet steeds als zodanig zal kunnen worden herkend. Met name indien een gebeurtenis tot psychische schade van de patiënt had kunnen leiden, wordt het gebeuren nogal gecompliceerd. 
Het begrip "gebeurtenis met schadelijk gevolg" omvat tevens de schadelijke gebeurtenissen, welke voortvloeien uit bewust genomen risico's ("calculated risks"). De melding van "calculated risks" zal zich steeds dienen te beperken tot die gebeurtenissen waarbij de patiënt schade heeft geleden, dan wel naar algemene ervaringsregels had kunnen leiden. Ook niet geplande afwijkingen van het behandelingsplan vallen onder het meldingscriterium. 

Artikel 6 
Uitgangspunt is dat degene, die de gebeurtenis constateert, dit zelf meldt. Het melden door anderen wordt in beginsel ongewenst geacht. Toch kan deze mogelijkheid niet gemist worden, omdat bij niet-melding door de meest betrokkene de belangen van de patiënt, de patiëntenzorg, de instelling en/of zelfs die van de betrokken medewerker(s) geschaad kunnen worden. 
Bij de melding dient de naam van de betrokken patient(en) te worden vermeld. De melder(s) van het incident noteren hun naam op het meldingsformulier. Voor opslag in het archief worden alle verwijzingen naar de melder(s) door de m.i.p.-commissie verwijderd. 
Iedere gebeurtenis als in artikel 5 omschreven dient bij de commissie gemeld te worden. Melding kan langs twee wegen plaatsvinden, zulks ter keuze van de melder: 
- hetzij rechtstreeks aan de m.i.p.-commissie; 
- hetzij via het afdelingshoofd of een lid van de medische staf. 
Welke vorm van melding ook gekozen wordt, de melder kan zich nimmer aan de verplichting onttrekken om, in geval een 'schadelijke gebeurtenis' zich voordoet, direct alle maatregelen te (doen) treffen, die nodig zijn om de schadelijke gevolgen voor de patiënt tot een minimum te beperken. 
Ook klachten van patiënten kunnen aanleiding geven tot een melding bij de m.i.p.-commissie. De behandeling van de klacht zal door of namens de directie plaatsvinden via de daarvoor bestaande klachtenprocedure. Indien, naar de mening van de directie, de betrokken medewerker(s) ten onrechte geen melding doet aan de m.i.p.-commissie, kan de directie dit zelf doen. 
Opmerking: uitdrukkelijk is hier een onderscheid gemaakt tussen de melder en de bij de gebeurtenis betrokken medewerker(s). Door deze garantie van anonimiteit wordt een zo laag mogelijke drempel verkregen ten aanzien van het doen van meldingen. Indien de commissie nader geïnformeerd wil worden, kan zij via de melder en/of via de stafleden die kennis hebben genomen van de melding, verdere informatie verkrijgen. 
Werkwijze, verslaggeving, archief 

Artikel 7 
Indeling ernst incidenten 
Na de melding stelt de m.i.p.-commissie een onderzoek in, waarbij degenen, die betrokken waren bij de gebeurtenis, kunnen worden gehoord. Incidenten worden o.a. ingedeeld naar de ernst van het incident ten aanzien van de betreffende patient of ten aanzien van het risico dat de patient heeft gelopen. De ernst van het incident bepaalt mede de stappen van de commissie. Bij ernstige gevallen informeert de m.i.p.-commissie direct de directie. 

Artikel 8 
Rapportage aan directie en medewerkers 
Aan de hand van de bevindingen wordt door de m.i.p.-commissie een rapport opgesteld. 
In het rapport dient een analyse gegeven te worden van het feitelijke gebeurde, waaruit duidelijk blijkt wat de toedracht van de gemelde gebeurtenis is geweest. 
Tussen de m.i.p.-commissie en de directie worden afspraken gemaakt over de wijze waarop deze verslaggeving geschiedt. Het rapport van de m.i.p.-commissie is een intern rapport van strikt vertrouwelijke aard. De inhoud van het rapport mag door de instantie of de persoon, die het ontvangt, niet ter kennis aan derden worden gebracht. Indien gewenst, kan worden besloten dat verslaggeving alleen mondeling geschied. In geen enkel geval zal de identiteit van de melder(s) door de commissie naar buiten worden gebracht. 
De verslaggeving dient op een dusdanige wijze te geschieden dat de melder(s) binnen twee maanden na de ontvangst van de melding door de commissie geïnformeerd worden over de bevindingen van de commissie. 

Toelichting: de commissie doet alleen een uitspraak over de vermijdbaarheid van de gebeurtenis, de terugkoppeling naar de melder dient daarbij zo direkt mogelijk te zijn. In veel gevallen zal verder kunnen worden volstaan met melding achteraf, bijv. via een jaaroverzicht, aan de directie. Over het algemeen zal alleen bij ernstige gebeurtenissen de directie direkt geïnformeerd moeten worden. 
Jaarlijks stelt de m.i.p.-commissie een verslag op, waarin (o.a.) 
een overzicht wordt gegeven van de ernst, type en oorzaak van de gemelde gebeurtenissen; 
alle als 'matig' en 'ernstig' beoordeelde gebeurtenissen worden beschreven; 
de verdere bevindingen en, voorzover relevant, de geadviseerde maatregelen worden beschreven. 
Het verslag wordt uitgebracht aan de directie. 

Artikel 9 
Rapportage aan patient 
Vanzelfsprekend zal de patiënt in alle daarvoor in aanmerking komende gevallen adequaat over de gebeurtenis worden geïnformeerd. Berichtgeving aan de patiënt kan geschieden door de behandelend specialist dan wel in voorkomende gevallen door de paramedicus in overleg met de behandelend specialist. 
Op geen enkele wijze wordt de melding en/of de inhoud van het rapport van de m.i.p.-commissie kenbaar gemaakt aan de patiënt of wordt in de status genoteerd dat een gebeurtenis een melding tot gevolg heeft gehad. 

Toelichting: Uiteraard dienen in de status alle gegevens te worden opgenomen, die relevant zijn mbt het medisch handelen naar de betrokken patient. Het werk van de commissie is erop gericht de kwaliteit van de zorg te verbeteren door analyse van de gebeurtenissen. De analyse en het advies van de commissie kan voor betrokken patient relevant zijn, maar staat in principe los van de gebeurtenissen bij de betrokken patient. Uiteraard kan de behandelend arts bij de interpretatie van de gebeurtenissen en een eventueel advies aan de patient wel gebruik maken van de analyse en het advies van de commissie. Zie ook artikel 6. 

Artikel 10 
Archief 
De m.i.p.-commissie legt een archief aan, waarin de dossiers van de commissie worden bewaard. Slechts de commissie zelf heeft toegang tot dit archief. De commissie draagt er, in overleg met de directie, zorg voor dat de toegankelijkheid van dit archief voor anderen dan de commissie zelf wordt voorkomen. De commissie draagt er zorg voor dat de gegevens van de bij het incident betrokkene(n) niet in het archief worden opgenomen. 
Naast een 'papieren' archief houdt de commissie een geautomatiseerd bestand van de meldingen bij. 
Samenstelling, vergaderingen 

Artikel 11 
De commissie benoemt uit haar leden een voorzitter en een secretaris. 

Artikel 12 
Het lidmaatschap van de commissie is niet verenigbaar met het lidmaatschap van de klachtencommissie. 

Artikel 13 
De leden van de commissie worden in functie benoemd door de directie voor een periode van 3 jaar. De leden van de commissie zijn 2x herbenoembaar. De voorzitter van de commissie stelt een rooster van aftreden voor de leden op. 

Artikel 14 
De commissie vergadert zo vaak als nodig is, doch minimaal 1x per maand. 

Geheimhouding 

Artikel 15 
Afgezien van de in dit reglement genoemde rapportages, zijn alle leden en adviseurs van de m.i.p.-commissie gehouden tot volstrekte geheimhouding omtrent hetgeen zij bij de uitoefening van hun functie vernemen. 

Artikel 16 
Het is denkbaar dat bij het verlenen van medewerking aan de activiteiten van de m.i.p.- commissie een belangenconflict ontstaat tussen enerzijds de plicht medewerking te verlenen, anderzijds het recht zich te onthouden van elke activiteit, die mede kan leiden tot de eigen straf- of tuchtrechtelijke aansprakelijkheid. In geval van een dergelijke belangenconflict kan de betrokken medewerker verlangen dat de door hem verstrekte informatie geanonimiseerd wordt, danwel dat bepaalde door hem verstrekte informatie niet schriftelijk wordt vastgelegd. Het vorenstaande heeft geen betrekking op de melding zelf. Dit kan er onder omstandigheden toe leiden dat uitsluitend de melding aan de directie wordt gerapporteerd, eventueel voorzien van een mondeling gegeven nadere toelichting van de m.i.p.-commissie. 

Artikel 17 
Mededelingen omtrent een gebeurtenis aan de publiciteitsmedia geschieden in principe uitsluitend door de directie van het verpleeghuis; een en ander slechts in goed overleg met de betrokken medewerker(s) en patiënt(en) en/of diens (hun) familie. 

Slotbepalingen 

Artikel 18 
In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist de directie, gehoord hebbend de m.i.p.-commissie. 

bron: Dr. Bernard Verbeeten Instituut